Inzicht

Strategische Personeelsplanning als sociaal, creatief proces

Door juli 22, 2019 augustus 2nd, 2019 Geen reacties

Wij zien strategievorming en personeelsplanning als een creatief en sociaal proces waarin leiding, HR en medewerkers gezamenlijk betekenis te geven aan mogelijke toekomsten. Daarbij kijk je niet alleen eens per 4 of 5 jaar ver vooruit, maar eenmaal of zelfs tweemaal per jaar.

Niet het plan, maar de dialoog centraal

SPP kent, zoals dat nu vaak wordt ingericht, een aantal beperkingen. Niet zelden lijkt ‘het plan’ het meest belangrijk, leiden de ‘personeelsschouw’ en de ‘gap’-analyse af van waar het echt om gaat, gaan rijtjes te ontwikkelen competenties onterecht uit van een ‘maakbare’ organisatie en zijn de toppers, de achterblijvers en de benodigde HR-acties eigenlijk al wel bekend, ook zonder plan. En, nog erger, na de oplevering van het personeelsplan gaat iedereen over tot de orde van de dag. De focus op het plan leidt met andere woorden eerder tot verlies van energie en duidelijkheid dan tot initiatief en actie.

Maar wat dan? Het is menseigen om zekerheid te willen hebben over de toekomst. Hoe ziet mijn werk er over 3 jaar uit? Voldoen mijn kwalificaties dan nog? Kan ik een stapje maken? Heb ik nog werk? Gesprekken over de toekomst en de onzekerheden die deze mee brengen, vinden elke dag plaats. De gesprekjes dienen, bewust of onbewust, om eigen beelden en interpretaties te toetsen of te bevestigen. Dit soort gesprekken geeft iets van zekerheid. Regelmatig delen mensen hierbij een toekomstbeeld dat ‘ongeveer juist’ is, want mensen zijn tegenwoordig steeds beter geïnformeerd. Deze gesprekken vinden doorgaans plaats ‘tussen andere afspraken’ door, ‘na de dienst’ of ‘bij het koffieapparaat’ en zijn minder goed gestructureerd. Ze zijn weinig verbonden met de formele planningscyclus en krijgen zelden een gericht vervolg.

Het is belangrijk om deze ‘onderstroomgesprekken’ naar de bovenstroom te brengen, de gesprekken meer waarde, status en structuur te geven.

Traditionele visie op SPP

Alternatieve visie op SPP

Doorlooptijd van planproces is hoog, terwijl de aandacht die aan de uitvoering wordt besteed beperkt is Plan-in-one-day, waarbij de aandacht die aan de uitvoering wordt besteed, hoog is
SPP is procedureel proces SPP is sociaal proces
Planning volgt hiërarchie, gebaseerd op het idee dat hogere managers meer weten van de toekomst dan lagere en dat managers meer weten dan niet-managers Dwars door organisatie- en functiegebouw heen, ieders werkelijkheidsbeeld voegt wat toe. Ook inzichten van netwerkpartners worden benut
Tabellen en lijstjes met toppers en achterblijvers en uniform te ontwikkelen competenties Persoonlijke ontwikkelplannen, met ruimte voor individuele loopbaanpaden
Eén toekomstbeeld (‘stip aan de horizon’), gericht op vergroten van overzicht, beheersbaarheid en consistentie Meerdere toekomsten (‘streep aan de horizon’), gericht op vergroten van inzicht, wendbaarheid en versterken van intuïtie en (persoonlijk) leiderschap

Sociaal proces

Tijdens een SPP-proces de aandacht gelijk verdeeld tussen het plan, het instrument en de dialoog. De betrokkenheid van mensen begint al op het moment dat het project SPP start, niet pas als het plan er is. Op deze wijze weet u zeker dat het thema van SPP relevant is voor de mensen en toont u dat ieders inbreng telt. Een ontwikkelproces van SPP omvat volgens ons de volgende stappen, waarin je mensen…

  1. … prikkelt en inspireert, zodat zij open staan voor het thema van het SPP
  2. … in gesprek brengt, zodat het vertaald wordt naar hun eigen taal en werk
  3. … basisinformatie biedt, zodat zij begrijpen waarom het thema belangrijk is
  4. … helpt in te zien wat zij kunnen bijdragen, zodat zij zich gecommitteerd voelen
  5. … in een veilige context in gesprek brengt over inzet, prestaties en ontwikkeling
  6. … begeleidt in het uitspreken welke middelen helpen om tot initiatief en actie te komen
  7. … ondersteunt met middelen, zodat zij zich gesterkt voelen om aan de slag te gaan
  8. … activeert en met ondersteunende middelen helpt door te zetten en vol te houden.

De 10 succesfactoren van het SPP-proces

Een aantal factoren vergroot in onze beleving de kans dat u het proces van strategische personeelsplanning succesvol zult doorlopen:

  1. De organisatie heeft een duidelijke visie en ontwikkelrichting benoemd.
  2. SPP is gekoppeld aan een duidelijk doel (why) en de veranderaanpak is hierop afgestemd.
  3. Management en HR onderhouden een co-makership ten aanzien van SPP, waarbij lijnmanagement proceseigenaar en HR instrumenteigenaar is. Het eigenaarschap vertaalt zich onder meer in de opstelling als voorloper en begeleider en in voorbeeldgedrag en commitment.
  4. Management en HR dragen in zichtbaar gedrag en handelen uit dat SPP een proces is, niet een product.
  1. De acties in relatie tot het SPP volgen op elkaar in kleine stapjes. Zo ga je van ‘op de foto’ naar ‘in de film’ en vergroot je de kans dat mensen het proces kunnen overzien en zich medeverantwoordelijk voelen. In alle stapjes krijgt dialoog en bewustwording aandacht.
  2. Medewerkers en OR participeren waar mogelijk actief. Co-creatie vergroot de betekenisgeving en bewustwording van het persoonlijk leiderschap, draagvlak en commitment voor de beweging die de organisatie maakt.
  3. SPP wordt als een logisch onderdeel gezien van goed en aantrekkelijk werkgeverschap.
  4. Eenduidige en een ‘sociaal veilige’ behandeling van de uitkomsten van elke fase van SPP.
  5. Afdeling HR&O is toegerust op de regie- en adviesrol in het SPP-proces. Zij vervullen een trekkersrol van een expertgroep SPP waarin ook de OR vertegenwoordigd is.
  6. Zorgvuldige en heldere communicatie vanuit meerdere perspectieven: medewerkers,management, HR en OR.